شکل گیری همایش: در هنگام برگزاري نشست سواربيكا در حاشية همايش شوراي جهاني آرشيو در كوالالامپور، با عنايت به آنكه ايران از ده سال قبل رياست سواربيكا را بر عهده داشت، مقرر گرديده بود تا نشست رؤسا و معاونان آرشيو ملي كشورهاي عضو سواربيكا در ارديبهشت سال 1388 در تهران برگزار شود. پس از طرح مطلب در معاونت اسناد ملي ايران، طرح برگزاري نشست تهيه و تدوين گرديد. در اين طرح، از آنجا كه برخي نشست‌هاي قبلي سواربيكا همراه با نشست علمي برگزار شده بود، پيشنهاد گرديد تا نشست علمي  سواربيكا نيز همزمان با نشست هيات اجرايي و مجمع عمومي، برگزار گردد.

در جلسة شوراي اجرايي نشست سواربيكا 1388، با نظر دكتر خسروي معاون محترم اسناد ملي ايران مقرر شد به جاي برگزاري نشست علمي سواربيكا با شركت افراد محدود، همايشي آرشيوي در سطحي ملي با هدفِ اصليِ دانش‌افزايي در حوزة‌ آرشيو برگزار شود.

اين چنين استدلال شد كه بهترين يادمان روز اسناد ملي سال 1388 مي‌تواند از يكسو برگزاري نخستين همايش ملي آرشيوي و كارنامة علمي اين همايش -كه به يادگار مي‌ماند- باشد و از سوي ديگر ايجاد سنت برگزاري همايش آرشيوي به مناسبت روز اسناد ملي در مقياس كشوري، با محور توسعة مباحث آرشيوي.

پس از تهيه و تأييد طرح برگزاري همايش، از همکاران سازمانی- سازمان‌هاي مرتبط و افراد ذي تأثير و اشخاص علاقمند براي تشكيل جلسه‌هاي هيئت علمي همايش دعوت به عمل آمد:

از خارج از سازمان: مركز اسناد انقلاب اسلامي، كتابخانه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي، اداره كل آرشيوهاي سازمان صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران، سازمان كتابخانه‌ها، موزه‌ها و مركز اسناد آستان قدس رضوي و مركز اسناد و تاريخ ديپلماسي وزارت امور خارجه، گروه‌هاي تاريخ دانشگاه اصفهان و تهران و موسسة مطالعات تاريخ معاصر ايران.

متأسفانه تعدادي از افراد و نمايندگان مؤسسه‌هاي دعوت شده در جلسة تعيين اعضاي هيئت علمي همايش حاضر نشدند.

در جلسة بعد، فراخوان همايش نهايي شد و در مطبوعات و در وب‌گاه سازمان منتشر گشت. به منظور اطلاع رساني بيشتر، متن فراخوان در وب‌گاه سازمان كتابخانه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي و شماري از وبلاگ‌هاي اسنادي و كتابداري -مانند وبلاگ گروهي آرشيويست‌هاي ايران (در 24 مهر1387)، وبلاگ گفتگو (در 27 مهر 1387) و وبلاگ گروهي اسناد و مطبوعات- قرار گرفت.

شايان ذكر است، برخي خبرگزاري‌ها نيز مانند ايبنا، كتاب نيوز، خبرگزاري مهر(28 مهر 1387)، باشگاه انديشه و خبر فارسي، خبر برگزاري همايش را در وب‌گاه خويش قرار دادند. در پي آن، پيام‌هايي براي يادآوري برگزاري همايش، در وبلاگ گروهي آرشيويست‌ها (مورخ 13 آذر1387) و وبلاگ‌هاي مرتبط ديگر  قرار داده شد.

در فراخوان همايش اعلام شد كه سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران در نظر دارد با همكاري ساير آرشيوهاي مهم كشور همزمان با برگزاري نشست اجرايي اتحادية جنوب و غرب آسياي شوراي جهاني آرشيو (سواربيكا) در ارديبهشت 1388 در تهران، همايشي تخصصي در سطح ملي با عنوان «آرشيو براي همه» برگزار كند. هدف از برگزاري اين همايش دانش‌افزايي در حوزة آرشيوداري، همگرايي و همكاري هر چه بيشتر آرشيوها و امكان تدوين نظام ملي آرشيوي در كشور اعلام شد. محورهاي همايش در فراخوان اين گونه آمده بود: آرشيوها، كتابخانه‌ها و موزه‌ها: وجوه اشتراك و افتراق، همگرايي در آرشيوهاي كشور(نوشتاري، ديداري و شنيداري): بايدها و نبايدها، نقش آرشيو در پژوهش‌ها، لزوم تدوين نظام ملي آرشيوي در كشور، مديريت اسناد الكترونيك، آرشيوهاي انقلاب و دفاع مقدس در ايران، فرايندهاي آرشيو (گردآوري و ارزشيابي، پردازش و توصيف، حفظ و نگهداري، ارائه خدمات و اطلاع رساني)، آموزش آرشيوداري و اهميت آرشيوهاي خصوصي (خانوادگي- مجموعه ها).

در ادامه، از سازمان‌ها و مؤسسه‌‌هاي مرتبط با آرشيو و اسناد درخواست شد تا يكي از كارشناسان خبرة خود را براي عضويت در شوراي اجرايي همايش معرفي كنند. با معرفي نمايندگان مؤسسه‌ها و سازمان‌هاي يادشده، شوراي اجرايي همايش نيز شكل گرفت.

تا زمان پايان ارسال چكيده -و كمي پس از آن- تعداد 132 عدد چكيده مقاله به دبيرخانه همايش رسيد. اين مقالات توسط 149 نفر (خواه نويسندة همكار و خواه يك نفر، نويسندة چند چكيده)، با سطح تحصيلات و تخصص‌هاي گوناگون -به طور عمده كتابداري و پس از آن، تاريخ- (دكتري 15 نفر، دانشجوي دكتري 12 نفر، كارشناسي ارشد 47 نفر، دانشجوي كارشناسي ارشد 47 نفر، كارشناس 40 نفر، دانشجوي مقطع كارشناسي 2 نفر و كاردان 1 نفر)، نگاشته شده بود.

پس از اعلام داوري چكيدة مقالات، با توجه به مقارن شدنِ پایان زمان مهلت ارسال مقاله برای همایش آرشیو برای همه، با آزمون دکتری و کارشناسی ارشد دانشگاه‌ها و تقاضای تعدادی از ارائه دهندگان مقاله برای تمدید این زمان، مهلت ارسال اصل مقاله تا پانزدهم اسفند ماه 1387 تمدید شد.

گنجايش سالن همايش ساختمان آرشيو ملي (در حدود 250 نفر) از يك سو، و استقبال از همايش (با توجه به تعداد چكيده مقاله و اصل مقاله‌هاي رسيده) و نيز برگزاری همزمان همايش و نشست اجرایی شورای جهانی آرشیو شاخه جنوب و غرب آسیا (سواربیکا) از سوي ديگر، موجب شد تا شوراي اجرايي همايش تصميم بگيرد به منظور برگزاری شایستة همایش (اختصاص فضای مناسب برای همایش، پذیرایی و مواردی از این دست)، اقدام به ثبت نام اینترنتی از علاقه‌مندان شرکت در همایش كند. اين امر از طريق وب‌گاه سازمان متبوع و نيز وبلاگ‌هاي مرتبط (از جمله وبلاگ گروهي آرشيويست‌ها در تاريخ 21 اسفند 1387) به اطلاع همگان رسيد. تا ابتداي ارديبهشت ماه بيش از سيصد و پنجاه نفر، مبادرت به ثبت نام اينترنتي كردند. با توجه به تعداد افراد ثبت نام كرده، از سوي شوراي محترم مديران مقرر گرديد تعداد شركت كنندگان همكاران سازماني و نيز ميهمانان ساير دستگاه‌هاي دولتي و وابسته به دولت و به‌ويژه رابطان اسناد مشخص شود. به همين منظور از ادارات كل معاونت اسناد ملي و دستگاه‌ها خواسته شد تا نمايندة خود را براي شركت در همايش به سازمان معرفي كنند.

در هماهنگي به عمل آمده با اداره كل محترم تداركات و خدمات عمومي، براي سهولت در امور مربوط به پذيرش و پذيرايي شركت كنندگان در همايش، امر صدور كارت و راهنمايي شركت‌كنندگان به سالن‌هاي همايش، پذيرايي، اهداي هداياي تهيه شده -توسط سازمان و سازمان‌هاي همكار-، و اعطاي گواهي حضور به بخش خصوصي سپرده شد.

در نهايت، ساختمان آرشيو ملي ايران (ساختمان گنجينة اسناد) در روزهاي شانزدهم و هفدهم ارديبهشت ماه سال 1388 ميزبان نخستين همايش ملي آرشيوي با عنوان همايش آرشيو براي همه بود. در اين دو روز سخنرانان، 25 مقاله در خصوص  محورهاي همايش را ارائه كردند.

به پايان آمد اين دفتر حكايت همچنان باقي